Een zekere mate van chaos is herkenbaar in veel organisaties. Denk aan herkenbare taferelen zoals in de strip Jan, Jans en de kinderen van Jan Kruis, of aan spullen die onvindbaar zijn op het moment dat ze nodig zijn. Maar wat als de chaos regeert? Materiaal is niet beschikbaar of onvindbaar, machines worden langer gebruikt dan gepland, personeel valt uit en informatie is verouderd. Ook telefonische spoedorders en wijzigingen via e-mail kunnen op verschillende plekken terechtkomen en daardoor moeilijk terug te vinden zijn.
Het zijn stuk voor stuk bottlenecks die fouten en olifantenpaadjes in de hand werken. Ze zorgen ervoor dat processen minder efficiënt verlopen en leiden tot frustratie, tijdverlies en onnodige kosten.
Wennen aan de chaos
Bottlenecks kunnen ervoor zorgen dat medewerkers gewend raken aan extra verificatie. Er wordt een extra telefoontje gepleegd of op de werkvloer nagevraagd of een orderstatus nog klopt en of werkvoorbereiding tussentijds wijzigingen heeft doorgevoerd. Ook kan worden teruggegrepen op een eigen ‘schaduwadministratie’, bijvoorbeeld wanneer een planner spreadsheets bijhoudt omdat informatie in het centrale systeem ontbreekt of niet actueel is.
Hoewel dergelijke werkwijzen in de praktijk vaak werkbaar zijn, zijn ze niet per definitie efficiënt. Bovendien kunnen ze ten koste gaan van de klanttevredenheid. Zo kan een verkoper een levertijd beloven zonder over voldoende en actuele informatie over de beschikbaarheid van materialen en personeel te beschikken.
Hoge druk in de maakindustrie
Nu de druk op de maakindustrie onverminderd hoog is en de personeelsschaarste aanhoudt, is het belangrijk dat bedrijven zo geolied en gecontroleerd mogelijk werken zonder verlies van tijd en zonder fouten. Volgens het CBS kampt 64 procent van alle bedrijven in Nederland met personeelstekort. De Koninklijke Metaalunie riep eerder dit jaar het kabinet en de Tweede Kamer op om te investeren in de arbeidsmarkt- en opleidingsinfrastructuur om dat probleem aan te pakken.
Ook andere factoren kunnen onrust in de bedrijfsvoering veroorzaken. Productiegegevens worden bijvoorbeeld niet direct ingevoerd, uren en materialen worden pas achteraf aan een order gekoppeld en informatie wordt verspreid bewaard: op papier, in het hoofd, in spreadsheets en in verschillende systemen. Daarnaast kunnen verkoop, inkoop en productie met verschillende informatie werken. Stuk voor stuk zijn dit factoren die de voorspelbaarheid en beheersbaarheid van productieprocessen kunnen beperken.
Dergelijke situaties komen in veel maakbedrijven voor. Dat betekent echter niet automatisch dat een bedrijf de grip op de productie kwijt is. Veel bedrijven hebben eigen manieren ontwikkeld om met deze knelpunten om te gaan. Juist daardoor kan het lastig zijn om vast te stellen hoeveel tijd, risico en kosten deze werkwijzen daadwerkelijk met zich meebrengen.
De vraag is hoe organisaties kunnen vaststellen of er daadwerkelijk sprake is van chaos in de bedrijfsvoering en hoe olifantenpaadjes en praktische oplossingen zichtbaar kunnen worden gemaakt. Een aantal vragen kan daarbij helpen. Hoe worden onverwachte wijzigingen verwerkt? Is er voldoende inzicht in voor- en nacalculatie en capaciteit? Kan de organisatie snel opschalen? En is dagelijks inzicht beschikbaar in de status, bezetting en verwachte productiedata van alle lopende werkzaamheden?
Deze vragen vormen de basis van de ‘chaos versus control-test’, die in ongeveer 60 seconden kan worden ingevuld. De uitkomst geeft een eerste indicatie van de status van de bedrijfsvoering, van absolute chaos tot absolute controle en alles daartussenin. Op aanvraag is daarnaast een toelichting op de score beschikbaar, inclusief een risicoanalyse, concrete actiepunten en een downloadbaar PDF-rapport.
Op naar volledige controle
Jan, Jans en de kinderen leefden in een charmante chaos. Dat was nou net de grap. Een bedrijf is echter geen strip. Structuur kost een beetje herkenbaarheid, maar levert concurrentievoordeel en efficiëntie op. Die keuze is eenvoudig.
Door: Lissa Verhoog, Senior Product Marketing Manager bij ECI Software Solutions
