Meegaan met de groeiende digitalisering binnen de maakindustrie vraagt verdere inzet van technologie. Dit kan met de implementatie van een ERP-systeem. Veel bedrijven zien dit nog vaak als een IT-project dat eenvoudig naast de dagelijkse werkzaamheden kan worden toegevoegd. In werkelijkheid is de implementatie van een ERP-systeem veelomvattender dan het lijkt, waar de werknemers de grootste rol in spelen. Bij deze technologische vernieuwing hoort ook een andere manier van werken.
Nieuwe technologie kan er niet zomaar bij
Naast de zorgen over de complexiteit van ERP-systemen bestaat ook de misvatting dat een simpele software-implementatie voldoende is voor digitalisering. De impact gaat verder dan losse modules. Een ERP-systeem raakt alle processen, van calculatie tot planning en voorraad. Daarnaast verandert het de samenwerking tussen de afdelingen.
Een maakbedrijf werkt anders dan bedrijven met rechtlijnige werkprocessen, zoals in de handel of financiële sector. De verschillende processen, waaronder voorraadbeheer, werkvoorbereiding en planning, zijn met elkaar verbonden waarbij de output van het ene proces de input voor het andere is. Verder bepalen productiemethoden zoals configure-to-order en engineering-to-order hoe deze processen worden georganiseerd, afhankelijk van de klantvraag en productcomplexiteit. Een ERP-systeem kan deze processen en methoden efficiënt integreren om alle onderdelen van het bedrijf goed op elkaar aan te sluiten. Met de invoering van zo’n geïntegreerde technologie zijn draagvlak en betrokkenheid van de medewerkers cruciaal voor een succesvolle implementatie.
Het menselijke draagvlak voor succes
Sommige bedrijven zijn groot geworden met het gebruik van Excel, maar dit is niet meer toekomstbestendig. Op lange termijn biedt het geen grootschalige efficiëntie en schaalbaarheid. Losse documenten, verspreide informatie en handmatige processen verhinderen werkkwaliteit en snelheid. Digitalisering, dankzij een geïntegreerd ERP-systeem, maakt processen overzichtelijker, efficiënter en verbonden.
Toch is technologie op zichzelf niet genoeg. Elk proces, elke afdeling en iedere medewerker wordt geraakt door ERP-implementatie. Succes vereist daarom zowel verandermanagement door leidinggevenden en actieve betrokkenheid op de werkvloer. Medewerkers moeten openstaan voor nieuwe manieren van werken die het werk slimmer en sneller maken.
Hierbij spelen key users en ambassadeurs een cruciale rol. Zij kennen de werkwijzen, zien de mogelijkheden van nieuwe technologie en begrijpen hoe collega’s nieuwe ontwikkelingen oppakken. Door de werkvloer te begeleiden en betrokken te zijn, helpen zij bij de succesvolle overstap naar een geïntegreerd ERP-systeem. Hun enthousiasme werkt aanstekelijk en stimuleert openstelling voor de technologie van het hele team.
Gedrag bepalend voor succes
De overgang van Excel-documenten en papieren werkbonnen naar een geïntegreerd ERP-systeem staat niet op zichzelf. Het beïnvloedt alle processen, afdelingen en medewerkers binnen een maakbedrijf. Succesvolle implementatie volgt dan ook de Pareto-regel: 20 procent technologie wordt door 80 procent menselijke betrokkenheid ondersteund. Hierdoor ontstaat een draagvlak om slimmere, snellere en efficiëntere werkprocessen te realiseren.
Gedrag van medewerkers en hun aanpassingsvermogen is noodzakelijk voor succes. Leidinggevenden moeten veranderingen duidelijk communiceren en enthousiasme tonen. Werknemers spelen een nog belangrijkere rol door zich open te stellen voor nieuwe technologie en werkwijzen. Constante gesprekken en feedbackrondes zorgen ervoor dat kennis en gebruik snel worden opgepakt. Zo wordt ERP niet alleen een systeem, maar een instrument dat de gehele organisatie efficiënter laat werken.
