De negen misvattingen van effectiviteit

VOMI heeft een infographic uitgegeven. Deze geeft in één oogopslag zicht op de effectiviteit van wijzigingen die tijdens de uitvoering van projecten worden doorgevoerd.

In de praktijk krijgen twee van de drie projecten te maken met vertragingen en inefficiënties. Diverse oorzaken liggen hieraan ten grondslag. Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen en/of meerwerk die de productiviteit nadelig beïnvloeden. De directe kosten van zo’n wijziging zijn meestal wel te berekenen, maar de verstoring die één of meerdere wijzigingen op de uitvoering van het project veroorzaken, zijn moeilijk te kwantificeren. Eind 2019 startte de commissie Optimalisatie van VOMI, de branchevereniging van dienstverlenende ondernemers in de procesindustrie, daarom met de ontwikkeling van het VOMI Optimalisatiemodel.

Negen misvattingen

Aan de hand van negen misvattingen heeft de commissie aangegeven welk effectiviteitsverlies de verschillende wijzigingen met zich meebrengen. Daarnaast voorziet het in een onderbouwing met betrekking tot de (financiële) impact van een wijziging in het project/bouwproces, oftewel een helder beeld voor de verschillende stakeholders in de keten.

Handboek

Het VOMI Optimalisatiemodel is gebaseerd op het Handboek ‘Projectbeheersing in de bouw en voor installatietechnische werken’. Hierin wordt uitgebreid ingegaan op projectmanagement en op de factoren die scope, planning en budget van projecten kunnen verstoren of beïnvloeden. De belangrijkste daarvan worden in het handboek uitgebreid onder de loep genomen.

Sluitstuk

De infographic vat de de negen belangrijkste misvattingen over efficiëntie samen. Met deze elementen zijn alle ‘ingrediënten’ aanwezig om deze kennis, met betrekking tot projectbeheersing en -optimalisatie, breed uit te dragen.

Misvatting 1 – Logistiek

“Het uitvoeren van meerwerk veroorzaakt geen noemenswaardige verstoringen in jullie logistieke organisatie” is de eerste misvatting. In de praktijk blijkt dat wijzigingen wel degelijk een grote invloed hebben op de logistiek van het project. Het kan zelfs leiden tot een effectiviteitsverlies van 50%. De aannemer moet ervoor zorgen dat materialen en gereedschappen aanwezig zijn en steigerwerk is uitgevoerd. Prefab en transport moeten worden ingepland.

Misvatting 2 – Opstapeling activiteiten

“Het verschuiven van activiteiten heeft geen impact op de productiviteit” is misvatting twee. Naarmate een project vordert, wordt het drukker op locatie. Door de opstapeling van activiteiten raakt de locatie mogelijk overbevolkt wat kan leiden tot effectiviteitsverlies.

Misvatting 3 – Leercurve

De stelling “Meerwerk kan toch gewoon worden opgevangen door nieuwe mensen toe te voegen” klopt niet. Gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld door meerwerk, vragen een aanpassingsperiode.

Misvatting 4 – Toegang tot de werklocatie

“Extra werk en meer mensen hebben geen impact op de bereikbaarheid van de werkplek” is de vierde misvatting. Meer mensen op locatie betekent dat de soepele toegang tot de locatie wordt bemoeilijkt. Ook dit kan leiden tot een lagere effectiviteit.

Misvatting 5 – Optimale bezetting

De stelling “Met de optimale bezetting kan onder alle omstandigheden productief en efficiënt worden gewerkt” klopt evenmin. De omstandigheden moeten eveneens goed zijn. Zo hebben bijvoorbeeld geluidslimitering, inloggen of speciale door de opdrachtgever opgelegde restricties eveneens impact op de efficiëntie.

Misvatting 6 – Verzwakking supervisie

Misvatting 6 luidt: “Het management kan de meerwerken gemakkelijk aan”. Toezichthouders die te maken krijgen met wijzigingen, zullen deze moeten verwerken. Hierdoor kunnen ze zich niet voor de volle honderd procent concentreren op supervisie, wat leidt tot effectiviteitsverlies.

Misvatting 7 – Overwerk

“Achterstanden door wijzigingen zijn eenvoudig in te halen door overwerk” is de zevende misvatting. Door meer te werken daalt de productiviteit waardoor achterstanden niet eenvoudig zijn in te halen met overwerk. Het leidt veeleer tot een nog grotere inefficiëntie.

Misvatting 8 – Ripple effect

“Elk meerwerk is als een zelfstandig project te beschouwen en heeft geen impact op de uitvoering van het project”, is misvatting acht. Niet alleen meerwerk maar ook wijzigingen beïnvloeden in negatieve zin de productiviteit tijdens de uitvoering.

Misvatting 9 – Herschikken personeel

De laatste misvatting is de veronderstelling dat “Meerwerk is op te vangen door een herindeling van de bezetting en door nieuwe mensen toe te voegen.” In realiteit leidt dit echter tot het verstoren van de workflow terwijl nieuwe mensen toevoegen gepaard gaat met een leercurve, waardoor de productiviteit zal dalen.

Het VOMI Optimalisatiemodel is te downloaden op VOMI-website.

Bron en beeld: VOMI